Правила составления и написания характеристик на человека
Зачастую, охарактеризовать личность требуется в определенных ситуациях по запросу какой-либо организации (например: суд, военкомат, органы внутренних дел, ВУЗ и т.п.). Основная цель данного документа – понимание и объективная оценка внутренних, моральных и деловых качеств человека, для принятия и осуществления в отношении него определенных решений и действий.
Основными составителями характеристик являются кадровые службы предприятий.
Несмотря на то, что для написания подобных документов не существует формальных, официальных бланков, не нужно "изобретать велосипед", поскольку существует определённый стандарт, придерживаясь которого, можно составить грамотную характеристику на работника организации.
Во первых, необходимо решить для каких целей составляется описание сотрудника.
Во вторых, не стоит забывать, что структура и содержание характеристики имеет ряд существенных отличий от того же самого рекомендательного письма.
Как правило, в характеристике приводится оценка сотрудника как специалиста, оценка его профессиональной деятельности, деловых и личных качеств.
Стилистически сведения о работнике излагаются от 3-го лица настоящего или прошедшего времени (окончил, работал, выполняет, имеет), и оформляются в двух экземплярах (один для передачи (отправки) по назначению, второй (копия) остается в организации) на фирменном бланке организации. Подписывается документ, как правило, несколькими лицами, например, руководителем (или заместителем) организации и руководителем службы персонала (или руководителем подразделения, в котором работает сотрудник).
Структура характеристики выглядит следующим образом:
- заголовочная часть;
- анкетные данные о сотруднике;
- данные о его трудовой деятельности;
- оценка его деловых и личных качеств;
- заключительная часть.
Итак, обо всём по порядку.
В заголовочной части указывается:
- название документа (ХАРАКТЕРИСТИКА),
- название организации,
- должность сотрудника,
- его фамилия, имя, отчество (полностью).
В анкетных данных указывается:
- фамилия и инициалы работника (имя и отчество полностью уже можно не повторять),
- год его рождения,
- образование (при этом указывается, какие учебные заведения, где и когда окончил работник), специальность (профессию), ученую степень и звание (если они имеются).
Как правило, эта часть характеристики оформляется как первый абзац текста.
Трудовая деятельности сотрудника должна быть описана следующим образом:
- с какого года и в какой должности начал свою трудовую деятельность работник в данной организации (допускается указывать, в каких организациях и на каких должностях работник работал до поступления в данную организацию),
- указывается, на какие должности и в какие подразделения переводился работник, то есть дается краткая информация о его карьерном росте,
- в этой же части содержится характеристика результатов трудовой деятельности работника: перечисляются наиболее значимые результаты его работы (какими работами руководил или в каких работах принимал участие, какие работы выполнил самостоятельно),
- здесь же могут даваться сведения о повышении квалификации, получении дополнительного образования, второй профессии, переквалификации и др.
В качестве деловых и личных качеств сотрудника указывается оценка профессиональной компетентности работника, его деловых качеств, работоспособности, психологических и этических качеств:
- Оценивая профессиональную компетентность работника, следует обратить внимание на наличие у него опыта, уровень его профессиональных знаний, знание законодательных и иных нормативных правовых документов, эрудицию, наличие интереса к зарубежному опыту, способность к самообразованию, знание собственных прав и обязанностей и др.
- Деловые качества работника проявляются в его способности устанавливать и поддерживать деловые отношения с коллегами, руководством, сотрудниками других компаний; в способности осуществлять руководящие функции или вести аналитическую работу, заниматься планированием работы, осуществлять контроль за выполнением работ и др.
- Работоспособность работника оценивается по тому, насколько активен он при выполнении порученных обязанностей, по умению организовывать трудовой процесс и выполнять работу качественно и в установленные сроки, по поведению в сложных ситуациях, по способности брать на себя ответственность за результаты работы, по эффективности принимаемых решений или результатов работы.
- Личные качества работника проявляются в его взаимоотношениях с коллегами (доброжелательность, коммуникабельность), в уровне общей культуры работника, его психологических качествах.
- В этой же части характеристики дается информация о формах поощрения работника, имеющихся у него наградах или взысканиях
Оценивая качества работника, очень важно правильно расставить акценты, по возможности точно определить уровень знаний и навыков работника. Естественно, что в одном случае уровень знаний, опыта, навыков можно оценить как «очень хороший» или «высокий» (например, имеет большой опыт, имеет высокий уровень знаний, обладает глубокими знаниями), в другом случае как «достаточный» (например, имеет достаточный опыт, имеет достаточные знания), в третьем случае как «не очень достаточный», «небольшой» (например, недостаточно хорошо знаком с вопросами…, имеет недостаточно глубокие знания…), в четвертом случае как «отсутствие знаний, опыта, навыков и т.д. (например, не имеет опыта в области…, не обладает навыками… и др.).
В заключительной части пишется цель составления характеристики (например, "характеристика составлена для представления в…").
Оформленная должным образом характеристика может подписываться и одним лицом – руководителем организации, в этом случае необходимо, чтобы на экземпляре, остающемся в организации, были визы руководителя подразделения, в котором работает сотрудник, и руководителя службы персонала. Подписи удостоверяются печатью организации. Дата выдачи характеристики проставляется внизу, под подписями слева.